PROJECT CHARTER
(INITIATING PROCESS)
Inisiasi proyek (project initiation) adalah tahap awal (pertama kalinya) suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisiasi proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek (project definition). Dari definisi proyek inilah akan
kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.Tujuan project initiation antara lain :
1. Menentukan tujuan proyek secara rinci
2. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success
factor) untuk pelakasanaan proyek.
3. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek serta batasanbatasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan
manajemen proyek (project management plan).4. Menentukan kriteria keberhasilan proyek.
Project charter dan baseline rencana proyek menyediakan kerangka tata proyek untuk melaksanakan proyek IT. Project charter merupakan dokumen formal yang menunjukkan keberadaan atau eksistensi proyek.Dokumen ini dikeluarkan oleh seorang manajer eksternal (yang bukan anggota tim proyek) yang berada pada tingkatan yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh proyek tersebut. Project charter harus mendapat persetujuan dan tandatangan dari manajemen puncak atau sering disebut dengan project sponsor.
mencakup:
a. Kebutuhan bisnis yang akan dipenuhi oleh proyek yang akan
dilaksanakan.
b. Deskripsi produk
Project Charter berguna untuk :
b. Pendefinisian awal proyek secara jelas
c. Mengenali atribut-atribut suatu proyek
d. Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manager, anggota utama tim kerja)
e. Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya
f. Pondasi yang menopang jalannya proyek (batasan awal dari visi dan misi proyek)
o Sebuah proyek charter akan menumbuhkan:
o Sense of responsibility/tanggung jawab (manajer)
o Sense of teamwork/kerja sama (tim kerja)
o Sense of ownership/kepemikikan (sponsor)
o Setelah project charter terbentuk, akan dilanjutkan dengan
feasibility plan dan riset terhadap proyek. Melalui riset ini akan diestimasikan apakah sebuah proyek dapat dijalanankan sesuai pendanaan dan waktu yang ditetapkan. Suatu proyek memiliki orang-orang yang terlibat di dalamnya dan aktivitas yang terkait yang sering disebut Project Stakeholders. Bagian-bagian dari
Project Stakeholders meliputi :
Sponsor dari proyek
Tim proyek
Staf pendukung
Pelanggan
Pemakai
Pemasok
Pihak yang tidak mendukung proyek
CONTOH SEBAGAI BERIKUT
PROJECT CHARTER
DCOLearning
http://www.projectcharter.com
PROJECT CHARTER
| |||
Nama Proyek
|
:Sistem PMB berbasis web di atma luhur
|
Project ID
|
:01A
|
Sponsor Proyek
|
:B.J.Habbie
|
Unit/klien
|
:STMIK ATMA LUHUR
|
Area Bisnis
|
:STMIK Atma Luhur
|
Manager Proyek
|
:Prof. Suparno
|
No.Dokumen/Ver
|
:STMIK000314
|
Nama File
|
:Proyek IT STMIK
|
Project Purpose ( Justifikasi Proyek/hal-halyang mendasari pemilihan proyek ini )
|
- Mengganti sistem manual menjadi berbasis web
- Adanya tuntutan dari pemerintah
- Memenuhi syarat akreditasi kampus
|
Measurable Purpose Objectives ( Objektif Proyek yang terukur )
|
- Memberikan efisiensi waktu dalam menyimpan data dan proses penerimaan mahasiswa baru menjadi lebih cepat
- Menciptakan suatu sistem yang mudah diaplikasikan
- Memberikan kemudahan calon mahasiswa untuk mendaftar di STMIK Atma Luhur yang mana terkendala waktu dan tempat
- Untuk mengefisien waktu dari kedua belah pihak
- Memenuhi Permintaan Klien
|
Project Requirements and characteristics ( karakteristik dan syarat-syarat kebutuhan )
|
- Pembentukan tim
- Area proyek yang kondusif/nyaman
- Biaya yang telah di rencanakan
- Biaya yang tidak terduga
- Target pengerjaan
|
Rangkuman Jadwal Milestone
|
2 Bulan (April 2018 – Mei 2018)
- 1 April : Pembahasan Proyek
- 2 April : Negosiasi
- 3 April : Tanda tangan
- 4 April : Survay Lapangan
- 5 April - 11 April : Mempersiapkan alat-alat segala kebutuhan proyek
- 12 April - 23 Mei : Proses Pengerjaan
- 24 Mei - 29 Mei : Pengujian Sistem
- 30 Mei : Proyek Selesai
- 31 Mei : Serah Terima
|
TOTAL ANGGARAN
|
Rp. 100.000.000,00
|
Syarat Penerimaan Proyek ( Project approval requirements )
|
( hal-hal yang mendukung keberhasilan proyek, siapa yang memutuskan, siapa yang menandatangani )
- Kerja sama tim
- Konsisten dalam bekerja
- Lingkungan kerja yang nyaman
- Faktor cuaca
- SDM yang kompeten
|
Project Manager ( yang ditunjuk )
|
Prof. Suparno
|
Tanggung Jawab
- Memecahkan masalah – masalah yang muncul
- Menetapkan kinerja yang tinggi
- Menandatangani dan menyutujui anggaran
- Sebagai pembagi tugas
| |
Wewenang
- Mengganti individu yang bermasalah
- Berhak memutuskan atau menerima proyek dengan pihak lain atau klien
- Mengawasi proyek yang sedang dikerjakan serta menganalisa dan memberi keputusan
| |
Otorisasi dikeluarkan oleh
|
B.J. Habbie
|
Tanggung Jawab
- Menyediakan segala fasilitas yang berhubungan dengan IT
- Menyediakan anggaran yang telah di minta
- Menyediakan transportasi dan tempat tinggal/mess
- Menyediakan konsumsi
| |
STAKHOLDER PROYEK
- Yayasan : B.J. Habbie
- No. HP : 080725443210
- Tanggung jawab :
o Menyediakan segala fasilitas yang berhubungan dengan IT
o Menyediakan anggaran yang telah di minta
o Menyediakan transportasi dan tempat tinggal/mess
o Menyediakan konsumsi
- Manajer proyek : Prof suparno
- No. HP : 081259657725
- Tanggung jawab :
o Memecahkan masalah – masalah yang muncul
o Menetapkan kinerja yang tinggi
o Menandatangani dan menyutujui anggaran
o Sebagai pembagi tugas
TIM PROYEK
- Nama : Ardiansyah
- Jobdesk : Fourmen
- No. HP : 082369457821
- Tanggung jawab :
o Memonitoring kerja tim
o Menerima perintah dari manajer
- Nama : Fernando
- Jobdesk : Desain Web
- No. HP : 083158567412
- Tanggung jawab :
o Bertanggung jawab dalam desain grafis web
- Nama : Aritno
- Jobdesk : Programer
- No. HP : 085396587436
- Tanggung jawab :
o Membuat bahasa pemograman supaya dapat di terapkan desain web sebelumnya,dengan tujuan mudah di gunakan klain
o Mengatasi crash/kerusakan
- Nama : Wahyudi
- Jobdesk : programer
- No. HP : 085635789644
- Tanggung jawab :
o Membuat bahasa pemograman supaya dapat di terapkan desain web sebelumnya,dengan tujuan mudah di gunakan klain
o Mengatasi crash/kerusakan
- Nama : Wenni
- Jobdesk : IT Cost
- No. HP : 081396152496
- Tanggung jawab :
o Menghitung biaya – biaya selama pengerjaan
- Nama : Bagus nur ilahi
- Jobdesk : IT Support
- No. HP : 081252746954
- Tanggung jawab :
o Pengujian sistem
DILANJUTKAN MEMBUAT
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
WBS merupakan pemecahan/pembagian struktur pekerjaan menjadi bagian yang lebih detil. Manfaat
Penyusunan WBS di awal perencanaan proyek antara lain:• Untuk memperoleh gambaran umum secara jelas mengenai cakupan pekerjaan proyek,sehingga semua anggota proyek dan stakeholder memahami tentang proyek.
• Dengan adanya tampilan detil pekerjaan pada WBS, akan memudahkan dalam membuatperkiraan resiko proyek, penjadwalan serta membantu penyusunan anggaran biaya proyek.
Berikut contoh bentuk WBS yang biasa disusun pada proyek PMB di STMIK ATMA LUHUR:
Penjadwalan Proyek
Jadwal proyek bisa disusun dengan mengembangkan WBS yang sudah disusun sebelumnya. Denganmenggunakan software manajemen proyek seperti Microsoft Project Professional, Open Projectataupun WBS pro, daftar kegiatan yang akan dibuatkankan tanggal bisa otomatis di-export
dari WBSnya.
Berikut contoh tampilan penjadwalan proyek menggunakan Microsoft
Project 2007:
MATERI DIATAS SAMPAI DENGAN UTS
Tgl 7 Mei 2018
Membahas Tentang RAM(RESPONSIBILITY ASSIGNMENT MATRIX)
CONTOH
kalau ada salah harap dimaklumi
Tgl 21 Mei 2018
Membahas Tentang
PROJECT RISK
Yang dimaksud dengan
resiko proyek adalah hal – hal yang diperkirakan akan terjadi, yang
dianggapbisa menghambat penyelesaian proyek. Untuk itu, perlu dilakukan
identifikasi dini resiko proyek yangmungkin akan terjadi,sehingga bisa
dibuatkan rencana tindakan (action plan) untukmengatasinya,baik
yang bersifat mitigasi (pencegahan) maupun koreksi (penyelesaian).Setiap
proyek pasti memiliki resiko tersendiri dalam pengerjaannya,terutama proyek
pengembanganperangkat lunak, terdapat berbagai resiko permasalahan yang
mungkin akan dihadapi sepertikegagalan migrasi dari sistem lama ke sistem
baru, kegagalan implementasi, perubahan kebijakan,pengunduran diri anggota
tim proyek, dan sebagainya.
Berikut contoh template analisa resiko proyek:
PROJECT CHARTER
|
||
DCOLearning
http://www.amazingproject.com
|
RENCANA PENANGGULANGAN RESIKO
NEGATIF
|
|||
Nama
Proyek
|
:Sistem
PMB berbasis web di atma luhur
|
Project
ID
|
:01A
|
Sponsor
Proyek
|
:B.J.Habbie
|
Unit/klien
|
:STMIK
ATMA LUHUR
|
Area
Bisnis
|
:STMIK
Atma Luhur
|
Manager
Proyek
|
:Prof.
Suparno
|
No.Dokumen/Ver
|
:STMIK000314
|
Nama
File
|
:Proyek
IT STMIK
|
NO
|
KEJADIAN RESIKO
|
RENCANA AKSI PENANGGULANGAN
|
STRATEGI PENANGGULANGGAN
|
PIC
|
BILAMANA
|
1
|
Ketertidaksedian alat- alat
|
Mencari di tempat lain
|
Mecari alat – alat rekomendasi alat
dari tempat tempat resmi
|
Manajer proyek
|
Pembuatan program
|
2
|
Faktor alam
|
Memasang penangkal petir
|
Menyediakan duplikat alat
|
Manajer proyek
|
Pembuatan program
|
RENCANA RAPAT
Perencanaan pertemuan
merupakan salah satu bentuk kegiatan proyek yang termasuk dalam
lingkup“project communication management” pada knowledge area manajemen proyek. Pertemuan (meeting)
perlu direncanakan untuk dilakukan secara berkala, dalam
rangkamengkomunikasikan semua informasi proyek seperti laporan kemajuan proyek,
permasalahan/isu yang dihadapi, pengumpulan informasi kebutuhan
proyek dan sebagainya.
Berikut contoh template rencana
rapat:
PROJECT CHARTER
|
||
DCOLearning
http://www.amazingproject.com
|
RENCANA RAPAT(DAN PERTEMUAN)
|
|||
Nama
Proyek
|
:Sistem
PMB berbasis web di atma luhur
|
Project
ID
|
:01A
|
Sponsor
Proyek
|
:B.J.Habbie
|
Unit/klien
|
:STMIK
ATMA LUHUR
|
Area
Bisnis
|
:STMIK
Atma Luhur
|
Manager
Proyek
|
:Prof.
Suparno
|
No.Dokumen/Ver
|
:STMIK000314
|
Nama
File
|
:Proyek
IT STMIK
|
NO
|
JENIS RAPAT
|
TUJUAN
|
AGENDA
|
PIC
|
PESERTA
|
WAKTU
|
1
|
Pembagian tugas
|
Mengetahui pekerjaan di masing
masing bidang
|
27-04-2018
|
Manajer proyek
|
Semua tim
|
08.30 - Selesai
|
2
|
Pembentukan tim
|
Supaya proyek berjalan dengan lancar
dan mensupport yang tidak terbagi
|
28-04-2018
|
Manajer proyek
|
Semua tim
|
08.30 - Selesai
|
TANGGAL 28 MEI 2018
Pengertian RAB
Rencana Anggaran Biaya adalah suatu
bangunan atau proyek adalah
perhitungan banyaknya biaya yang
diperlukan untuk bahan dan upah,serta
biaya- biaya lain yang berhubungan
dengan pelaksanaan bangunan atau proyek.
KITA LANGSUNG KE CONTOH AJA YAAAA...
ini saya ambil dari jadwal milestone :
|
PROJECT CHARTER | |||||||||
| DCOLearning | ||||||||||
| http://www.amazingproject.com | ||||||||||
| PROJECT CHARTER | ||||||||||
| Nama Proyek | :Sistem PMB berbasis web di atma luhur | Project ID | :01A | |||||||
| Sponsor Proyek | :B.J.Habbie | Unit/klien | :STMIK ATMA LUHUR | |||||||
| Area Bisnis | :STMIK Atma Luhur | Manager Proyek | :Prof. Suparno | |||||||
| No.Dokumen/Ver | :STMIK000314 | Nama File | :Proyek IT STMIK | |||||||
| RAB(Rencana Anggaran Biaya) | ||||||||||
| NO. | URAIAN PEKERJAAN | JUMLAH | HARGA SATUAN | JUMLAH HARGA | ||||||
| A. | PEMBAHASAN PROYEK | |||||||||
| 1 | Tinjauan Lapangan | Rp1,000,000 | Rp1,000,000 | |||||||
| 2 | Transportasi | 7 | Rp1,000,000 | Rp7,000,000 | ||||||
| Tempat Tinggal Sementara | 7 | Rp1,000,000 | Rp7,000,000 | |||||||
| Konsumsi | 7 | Rp1,000,000 | Rp7,000,000 | |||||||
| B.. | NEGOISASI | |||||||||
| Tawar Menawar Harga Proyek | Rp9,000,000 | Rp9,000,000 | ||||||||
| C. | MEMPERSIAPKAN ALAT-ALAT | |||||||||
| Koneksi Internet | 1 | Rp1,000,000 | Rp1,000,000 | |||||||
| Seperangkat komputer | 2 | Rp5,000,000 | Rp10,000,000 | |||||||
| DB Sever | 1 | Rp1,000,000 | Rp1,000,000 | |||||||
| Kabel Jaringan | 1 | Rp500,000 | Rp500,000 | |||||||
| Peralatan ATK | 1 | Rp500,000 | Rp500,000 | |||||||
| Proyektor | 1 | Rp1,000,000 | Rp1,000,000 | |||||||
| Software Original | 2 | Rp1,000,000 | Rp2,000,000 | |||||||
| Printer | 1 | Rp1,000,000 | Rp1,000,000 | |||||||
| D. | PEROSES PENGERJAAN | |||||||||
| Pembelian Domain | 1 | Rp1,000,000 | Rp1,000,000 | |||||||
| E. | SERAH TERIMA | |||||||||
| Hak Paten Sistem | 1 | Rp5,000,000 | Rp5,000,000 | |||||||
| F. | Gaji Tim Proyek | |||||||||
| Manajer Proyek | 1 | Rp10,000,000 | Rp10,000,000 | |||||||
| Poremen | 1 | Rp6,000,000 | Rp6,000,000 | |||||||
| Web Desain | 1 | Rp6,000,000 | Rp6,000,000 | |||||||
| Programer | 2 | Rp6,000,000 | Rp12,000,000 | |||||||
| IT Cost | 1 | Rp6,000,000 | Rp6,000,000 | |||||||
| IT Support | 1 | Rp6,000,000 | Rp6,000,000 | |||||||
| TOTAL | Rp70,000,000 | Rp100,000,000 | ||||||||
UNTUK MATERI PEPSI SELESAI SAMPAI SINIIIIIII...................
Tidak ada komentar:
Posting Komentar